柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心館藏檔案約240萬卷，伴隨著不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，檔案的種類日趨多樣化，檔案數(shù)量也日益增多。在傳統(tǒng)管理模式下，龐大的檔案數(shù)量存在易丟失的安全隱患，同時(shí)也給檔案盤點(diǎn)及查找工作帶來極大的挑戰(zhàn)。針對(duì)這一情況，該中心積極引入RFID智能檔案管理技術(shù)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。
2019年至2025年，柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心在全區(qū)率先引入RFID智能檔案管理技術(shù)，解決了長期以來困擾紙質(zhì)檔案管理工作的諸多難題，成功實(shí)現(xiàn)了海量紙質(zhì)檔案從“人工管理”到“智能管控”的飛躍變革。通過RFID智能檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的精準(zhǔn)定位和動(dòng)態(tài)管理，確保了檔案安全，防止檔案丟失，極大提高了檔案盤點(diǎn)及查找效率。
截至目前，已完成了六期RFID項(xiàng)目，投入經(jīng)費(fèi)逾430萬元，實(shí)現(xiàn)了122萬余卷檔案的RFID技術(shù)應(yīng)用，應(yīng)用成效顯著。
不動(dòng)產(chǎn)檔案庫房密集架
柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心通過在RFID標(biāo)簽寫入檔案信息，并把RFID電子標(biāo)簽粘貼在對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，使用RFID發(fā)卡器把檔案信息及存放位置導(dǎo)入RFID智能檔案管理系統(tǒng)，即可使用RFID手持終端讀取檔案的信息，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的定位和動(dòng)態(tài)管理。
使用RFID技術(shù)后，安裝在庫房門口的紅外線裝置，會(huì)對(duì)沒有通過系統(tǒng)審批流程被帶出庫房的檔案RFID標(biāo)簽進(jìn)行掃描并發(fā)出警報(bào)，有效防止檔案丟失，保障了紙質(zhì)檔案的安全。
工作人員在用RFID手持設(shè)備將檔案掃描入庫
在進(jìn)行檔案盤點(diǎn)時(shí)，無需取出檔案，通過RFID手持終端在檔案柜前掃描，系統(tǒng)即可讀取檔案的RFID標(biāo)簽信息，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)掃描盤盈、盤虧數(shù)量，使沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變得簡單快捷。調(diào)取檔案時(shí)，利用系統(tǒng)快速找到所需檔案的位置，并通過超高頻RFID讀寫器讀取RFID標(biāo)簽信息，對(duì)檔案出入庫房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫房檔案的自動(dòng)化、智能化和全過程追溯。
目前，柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心在10個(gè)共1500余平方米的檔案庫房部署了RFID通道門禁、RFID天線與RFID手持終端，RFID技術(shù)庫房應(yīng)用面積高達(dá)68%。在這些庫房，檔案的借閱、歸還等操作均需系統(tǒng)審批授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)的檔案出庫立即觸發(fā)聲光報(bào)警，系統(tǒng)實(shí)時(shí)記錄異常信息，實(shí)現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案“全程可追溯，異?？深A(yù)警”的安全管理模式。
自引入RFID技術(shù)以來，柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心結(jié)合工作需求進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，實(shí)現(xiàn)了檔案盤點(diǎn)、檔案搜索、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等功能的優(yōu)化，建立了更為高效完善的RFID檔案管理系統(tǒng)，為不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案智能化管理奠定基石。
（來源：柳州市不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心，作者：韋宇珉、韋楚鈺，侵刪）
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