一直以來(lái)，檔案管理工作的流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問(wèn)題也是日益凸顯。鑒于檔案管理出現(xiàn)的查閱耗時(shí)長(zhǎng)、存放次序易被打亂、盤(pán)點(diǎn)效率低等弊端，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。隨著RFID識(shí)別技術(shù)的日益成熟，同時(shí)也得檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了可行性，具有無(wú)可比擬的優(yōu)越性。
RFID檔案管理是如何實(shí)現(xiàn)的呢？
一般基于RFID技術(shù)的檔案管理由系統(tǒng)及終端管理設(shè)備組成，其終端管理包括RFID電子標(biāo)簽、鴻陸超高頻通道門(mén)禁、超高頻手持終端、鴻陸RFID讀寫(xiě)設(shè)備及發(fā)卡器等，是系統(tǒng)獲取信息與輸出信息的重要端口。整個(gè)系統(tǒng)通過(guò)各個(gè)環(huán)節(jié)的緊密合作來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理過(guò)程中的信息化管理。
其中，鴻陸超高頻手持終端在整個(gè)RFID系統(tǒng)部署中，有著舉足輕重的作用，可快速實(shí)現(xiàn)檔案存放、借取、歸還及查詢(xún)等工作，具體工作流程如下圖：
當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時(shí)，工作人員需要將借閱的檔案通過(guò)RFID讀寫(xiě)設(shè)備掃描來(lái)錄入信息，以登記到系統(tǒng)中。
而超高頻通道門(mén)禁則是安裝于檔案室的各個(gè)開(kāi)放式門(mén)口實(shí)現(xiàn)非法出庫(kù)報(bào)警功能。后臺(tái)系統(tǒng)把需要出入庫(kù)的檔案信息(編號(hào)、RFID號(hào)、出庫(kù)類(lèi)型)錄入系統(tǒng)后，通過(guò)鴻陸超高頻RFID通道門(mén)禁實(shí)時(shí)讀取標(biāo)簽信息，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)后，未查詢(xún)到信息時(shí)就會(huì)直接出發(fā)報(bào)警系統(tǒng)。同時(shí)，該檔案信息為系統(tǒng)中已錄入的信息時(shí)，超高頻通道門(mén)禁會(huì)直接將該檔案出入的時(shí)間、信息提交到系統(tǒng)，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。
RFID檔案管理應(yīng)用有哪些優(yōu)勢(shì)呢？
1、大幅降低資料盤(pán)點(diǎn)和查找工作量
人工盤(pán)點(diǎn)工作量太大且效率很低，管理員盤(pán)點(diǎn)檔案要憑自身的記憶對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)放置和記錄，勞神費(fèi)時(shí)卻又很難達(dá)到目的。通過(guò)RFID技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和歸類(lèi)，可輕松實(shí)現(xiàn)順架，避免出錯(cuò)，大大降低了出錯(cuò)率。
2、簡(jiǎn)化借還流程，提高流通效率
傳統(tǒng)的檔案借還流程需人工打開(kāi)檔案扉頁(yè)找到條碼位置才能掃描條碼。這樣的操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時(shí)，條碼容易破損，影響借還的效率。使用RFID技術(shù)除了簡(jiǎn)化了檔案借還流程，還能提高工作效率及信息存儲(chǔ)的安全。
3、改善借閱管理與安全防遺漏流程脫節(jié)的情況
依靠人工借閱管理的方式，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存在數(shù)據(jù)登錄錯(cuò)誤的情況，且在發(fā)現(xiàn)丟失資料的同時(shí)無(wú)法記錄丟失資料的信息或超期借閱無(wú)法跟蹤的情況，對(duì)資料的日常盤(pán)點(diǎn)、補(bǔ)缺工作影響較大。
超高頻RFID技術(shù)的使用可以改善現(xiàn)有的管理模式，通過(guò)系統(tǒng)中RFID電子標(biāo)簽信息的記錄可以獲取到每份檔案進(jìn)出庫(kù)的歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進(jìn)行匹配，進(jìn)行資料自動(dòng)跟蹤預(yù)警。
4、提高檔案管理的安全性
通過(guò)RFID技術(shù)對(duì)檔案文件的實(shí)時(shí)盤(pán)點(diǎn)可精確檢查檔案文件,確保檔案文件有微小變化都能準(zhǔn)確記錄報(bào)警。為檔案保管、安全借閱提供了有力保障。
目前，國(guó)內(nèi)已有多省檔案館已經(jīng)實(shí)施RFID系統(tǒng)，并已穩(wěn)定開(kāi)始使用。國(guó)家電網(wǎng)、法院、工商、人才市場(chǎng)等單位也在陸續(xù)試點(diǎn)過(guò)程中。RFID智能化檔案管理把原來(lái)由管理員承擔(dān)的繁瑣工作量輕便化，檔案館的人力支出相應(yīng)地減少，成本隨之降低。檔案館員則利用節(jié)省出來(lái)的時(shí)間和人力資源用于延長(zhǎng)檔案館的開(kāi)放時(shí)間、用于更深層次的參考咨詢(xún)工作和個(gè)性化服務(wù)等，從而提高檔案館的利用率。迄今，鴻陸技術(shù)已為眾多客戶(hù)實(shí)現(xiàn)了RFID檔案管理的智能化升級(jí)，相信未來(lái)使用鴻陸RFID硬件設(shè)備實(shí)現(xiàn)RFID智能化檔案管理的應(yīng)用將會(huì)越來(lái)越多。
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